秘书工作的作用毕业论文

  近年来,我国的专业专业专业专业人士采取了非常具有挑战性的工作。这是小编的内容收集整理,欢迎阅读参考!

  第1条

  浅谈办公自动化促进大学工作的作用

  摘要:办公自动化的持续改进和实施极大地提高了办公效率,并节省了办公费用。在办公室手段的背景下,高校的秘书工作也应该改变办公自动化,促进工作的有效发展。

  关键词:学院和大学;秘书工作;办公自动化

  随着现代技术的快速发展,办公自动化已经引发了办公技术的变化,使办公室和管理简单,标准化,高效,节约,实施办公自动化已成为当今领域工作的非阻塞趋势。大学工作,尤其是秘书工作,逐渐与办公自动化,传统办公室意味着不再适应日益复杂的办公要求,因此办公自动化是必要的。在这些年来建造信息建设之后,建设校园网和高校办公自动化系统的发展逐渐成熟,大学员工大大提高了计算机的应用能力,为大学提供了硬件和软件。状况。

  大学秘书工作服务领袖,服务教学和学生,服务教学,科学研究和管理,服务对象具有复杂性和变异性的特点,交易性的工作非常复杂,秘书处通常具有肘部,时间和活力。应对各种传统和突发的工作任务,并通过实施办公自动化,这种困境可以有效缓解秘书的困境,提高办公效率,使秘书将跳出交易工作的约束力,并支付更多时间参与管理层,协助领导决定,从而大大促进高校秘书的工作,并提高了秘书的作用和价值。本文基于作者工作的实际和理论研究,探讨了执行办公自动化在促进高校秘书的作用。

  首先,建立一个成熟的办公自动化系统,涵盖高校工作

  办公自动化是一款全面的人机信息系统,由现代科学技术提供支持,以提高综合业务管理水平和辅助决策。一所成熟的大学办公室自动化系统应涵盖大学工作的各个方面,所有业务的功能都有艾滋病,可以在更大程度上满足教学,科学研究和管理的需求。

  1.信息发布的功能。功能部门可以及时发布系统中的信息,以便信息传输可以是平滑且快速的,此功能主要由页面发布的各种类型的信息提供。

  2.信息交换功能。所有功能部门,教师会员可以将该部门或个别信息发送给系统中的其他功能部门和人员,主要实施室内***;此外,各种功能部门,教师和员工还可以通过系统论坛披露公共交流信息。

  3.信息处理的功能。可以通过系统处理有关教学,科研和行政管理的各种信息,以最大程度地协助工作。比如进行公文流转,通过系统对公文按流转程序进行无纸化高效流转,并能保证公文流转的行政效能; 比如行政审批,各种行政审批都可以通过系统审批,也可以确保审批的行政有效性。此外,还有自动统计的能力。

  4.信息归档的功能。信息发布、沟通和处理的过程和结果可以自动存档,用于工作调查。

  5.信息查询的功能。通过查询功能,可以快速准确地发现系统中存储的各种信息。

  2.正确认识办公自动化系统对高校秘书工作的优缺点

  成熟的办公自动化系统的应用,无疑对高校的秘书工作有很大的积极作用,当然也有负面影响。我们在为它给我们带来的便利感到欣慰的同时,也应该认识到它对我们产生的不利因素,从而扬长避短,从而真正发挥办公自动化系统的积极作用。

  1.大大提高工作效率是办公自动化系统对秘书工作最重要的积极影响。秘书工作复杂,概括起来就是 “跑文件、跑会议、跑事务”。办公自动化系统的强大功能可以为处理文件,会议和服务提供一系列帮助。

  一是协助处理文件。拟议的正式文件是秘书的常规任务之一。他们几乎每天都要处理文件,包括起草、发放文件、接收文件、流转、归档等任务。以接收和处理为例,上级或其他单位发送的 高校办公室 文件将每天收到。秘书在收到文件后,必须及时登记,报领导审批,并根据领导的指示向相关职能部门或人员分发,待分发办理完毕后存档。按照传统的文件流通程序,受时间和空间的客观因素影响,文件流通速度往往缓慢,甚至文件处理不及时,阻碍了工作的顺利开展。利用办公自动化系统,秘书通过文件传阅功能及时上传文件电子版,并发送短信提醒领导审阅文件。领导可以用电脑和网络在任何地方登录办公自动化系统,查阅和指导文档。秘书会根据领导的指示设置流程,从而完成文件的流转。文件归档后,有权限的领导和相关人员可以随时阅读文件和相关说明、部门意见。这样,大大提高了书记的工作效率和工作质量,更好地完成了建议文件的工作。

  二是辅助性办公会议。办好会议也是书记的一项重要任务。会议场地的安排、会议的通知、会议材料的收集和发放都可以通过自动化办公系统进行。会议地点的安排涉及会议室的申请管理,通过系统审批流程,查询、申请、审批,确定会议地点;会议通知可通过系统的信息发布栏发布,电子邮件通知可通过系统内嵌的邮件系统轻松发送。会议材料的收集和分发可在有关部门和人员之间以系统电子版的形式传输。另外,通过系统中的查询功能,可以快速查询到系统中存储的相关信息。

  三是辅助工作。文书工作占秘书工作的很大比例,而让秘书们如此忙碌的往往是日常工作。秘书通过办公自动化系统的信息处理能力,规范各项工作,形成程序化处理,有效提高处理日常工作的效率。比如,学校里的请示报告通过填表在当地流转,传阅到相关节点,流转、审批、办理都非常方便;比如,行政事项审批也是通过规范、程序化的操作,快速办结。

  二.。办公自动化系统也有一些负面影响。

  首先,秘书很容易养成拖拉的工作作风。秘书使用办公自动化系统后,使用电脑处理事务自然成为一种常态工作,也逐渐成为一种习惯性依赖。现在所有的办公电脑都有上网功能,所以有必要在网上收集信息,但在网上收集信息的过程中,他们可能会被其他与工作无关的网页所吸引,或者利用互联网做其他与工作无关的事情。久而久之,秘书如果不严格要求自己,自然会养成拖拉的工作作风。同时,还有一个现象,就是对电脑的高度依赖,如果离开电脑,它就不能正常工作。第二,不利于秘书的健康。由于办公自动化系统要求秘书定期使用电脑工作,很容易养成长时间坐在电脑前的习惯。由于长时间抬头看显示器,对书记的眼睛和颈椎都是不利的,而长时间坐在办公椅上,少走路,对身体也极为不利。因此,办公自动化系统也对秘书的健康构成了威胁。

  三是老一辈领导对办公自动化系统的排斥。年纪较大的领导对电脑操作不是特别熟悉,对传统的办公模式已经习以为常,对完全使用办公自动化系统进行办公的模式仍有一定的排斥心态,不利于办公自动化工作的推进。

  第四,很容易泄露机密。办公自动化系统的信息发布、通信、处理、归档等功能在很大程度上方便了办公工作,但也给安全保障工作带来了困难。拥有系统权限的人可以看到系统中的相关信息,因为此类人员数量庞大,如果不设置浏览权限,很容易造成大范围的泄露,轻则会导致不必要的麻烦,重则会造成更严重的后果。同时,办公自动化系统一般需要在互联网上运行,这给了黑客一个机会,从而威胁到系统的信息安全。

  3、 高效利用办公自动化系统促进高校秘书工作的积极发展

  1.提高认识,培训和推广技术,推广办公自动化应用。要正确认识办公自动化系统在高校工作中的作用,既要看到该系统对工作的积极影响,又要看到它对工作的消极影响。但必须明确的是,在全校教职工中实施办公自动化是势在必行的趋势。针对办公自动化系统功能日益强大的现状,有必要对教师进行培训,提高对系统的理解和熟悉程度,促进办公自动化的普及和应用。秘书工作只有普及,才能提高。

  2.完善管理制度,规范操作流程,减少负面影响。建立健全办公自动化系统管理制度,规范相关操作流程,明确哪些工作需要通过系统办理,如何办理,明确哪些工作不能通过系统办理,其中秘密工作不能通过系统办理,并明确哪些行为必须禁止,如使用公共电脑、使用公共电脑、使用私人电脑等,在工作时间玩网络游戏必须停止。通过这些措施来减少办公自动化的负面影响。

  3.养成良好的行为习惯,保证身心健康。摆脱在办公自动化系统中长时间坐着办公的坏习惯,有意识地起床走动或定期或不定期做简单的锻炼,同时减少对电脑的依赖。如果某些工作可以用其他方法代替,并且不影响效率,则可以用其他方法来完成。在养成良好行为习惯的同时,还要挖掘工作中的乐趣,保持良好的态度和心情,保护秘书自身的身心健康。

  参考文献:

  1 丁杨广. 办公自动化对高校秘书工作的影响。科技致富指南,2011**15**:74

  2 陈宝亚. 办公自动化对高校秘书工作的影响浙江工商职业技术学院期刊,2010**6**

  3 葛爱英. 浅谈办公自动化在高校办公室秘书工作中的利弊。2009年消费者指南**1**

  4 肖晶. 高校办公自动化系统建设的条件与效果。决策与信息,2008**10**:102-103

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